I dagarna ska högskolans tillsyns- och analysmyndighet, Universitetskanslersämbetet (UKÄ), skicka in slutredovisningen av sitt regeringsuppdrag En översyn av förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor. Tyvärr är SFS inte nöjda med förslaget. I det här blogginlägget reflekterar SFS ordförande Jacob Färnert om studieadministration, personuppgifter, juridik, prioriteringar och förmågan att värna om samhällets resurser.
Ett helt blogginlägg om studieadministration och dataskyddsförordning? Jag lovar att det blir intressant!
Under en vanlig vardag i maj 2022 minns jag att en glädje bröt ut i studentpolitiska sammanhang när vi på fick beskedet att regeringen gav UKÄ i uppdrag att genomföra en översyn av Förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor. Det är en förordning med ett långt och inte särskilt smickrande namn, så i sektorn brukar den kallas 1153:an.
Vad är förordningen för något? 1153:an reglerar bland annat lärosätenas studieregister, Statistiska centralbyråns universitets- och högskoleregister och Universitets- och högskolerådets antagningsregister. Det som vi studenter antagligen har haft mest med att göra, medvetet eller omedvetet, är studieregistret och antagningsregistret. Studieregistret används av lärosätena för att dokumentera uppgifter om studenter med syftet att säkra att uppgifter dokumenteras om den som söker utbildning, genomgångna studier, betyg över utbildningar och examina. På nästan alla lärosäten hanteras det här genom Ladok, som är ett nationellt system för stöd i de olika studieadministrativa processerna. Systemet ägs gemensamt av högskolorna i ett konsortium. Antagningsregistret har ett annat ändamål, nämligen att vara till hjälp för högskolor vid antagning av studenter. Det här är sammanflätat med Antagning.se, som sannolikt alla studenter har interagerat med då det är det huvudsakliga sättet för att ansöka till studier i högre utbildning.
Hur kommer det sig att sån glädje utbröt bland studentkårsrörelsen? SFS har uppmärksammat att förordningen skulle behöva ses över så att organisationer som tillhandahåller studentbostäder enklare skulle kunna genomföra studiekontroller. Bakgrunden är att det ska garanteras att studentbostäder går till studenter. I Stockholm har tidigare studiekontroller resulterat i att tusentals lägenheter frigörs till studenter. Eftersom det finns över 400 000 studenter i Sverige men knappt 100 000 studentbostäder är det viktigt att det görs insatser för att säkra tillgången på studentbostäder. En enklare hantering av studiekontroller är därför eftersträvansvärt och när regeringen tog beslutet om översynen var vi på SFS hoppfulla om att en förändring väntade. Det hurrades inte enbart i studentkårsrörelsen utan också bland lärosätena och studieadministrativa kretsar. Länge har studieadministratörer flaggat för att förordningen är föråldrad och behöver uppdateras för att underlätta i verksamheten. Det har också poängterats av flera myndigheter i sektorn att förordningen är svår att tillämpa. Även flera statliga offentliga utredningar har påpekat att förordningen behöver ses över. Det här verkar vara ett problem generellt med att reglera teknik. Lagstiftningen har inte en chans mot teknikens supersnabba utveckling. Tekniska genombrott väntar inte på långa statliga utredningar, remissrundor och utvärdering.
Jag fick förtroende av SFS att vara studentrepresentant i den referensgrupp som UKÄ tillsatte och som skulle ge inspel på utredningsarbetet. Utifrån våra tidigare ambitioner om att förenkla studiekontroller så riktade jag in mig på den frågan när uppdraget väl satte igång. Det visade sig däremot under utredningens gång att frågan om studiekontroller skulle bli mycket liten i jämförelse med de andra knutar som utredningen gav sig på.
Som jag nämnde tidigare har vi i Sverige en gemensam antagning till högre utbildning. Lärosätena har stor samordning mellan varandra när det kommer till studieadministrativa processer. Upplägget har flera fördelar men framförallt underlättar det för studenterna och det är kostnadseffektivt. Gemensam antagning och samordning av studieadministrativa processer möjliggör även samarbete som gynnar studenterna, exempelvis att det blir enklare att byta lärosäte, plugga på flera lärosäten samtidigt eller under samma termin eller att göra utbyte utomlands. Det är viktigt att antagningen fungerar bra och genererar så lite problem som möjligt för studenterna. Att söka till högre utbildning är för många ett stort steg i livet där mycket står på spel. Då behövs det en studieadministration som fungerar.
Är inte det här fantastiskt? Ett nationellt system som värnar om det offentligas resurser och samtidigt säkerställer en smidig process för användarna? Efter en viss tids utredning har UKÄ oroande nog föreslagit att det inte finns något annat alternativ än att låta lagstiftningen slå undan benen för det här upplägget. I deras rapport till regeringen bedömer UKÄ att det inte finns lagstöd för den ordning som gäller i nuläget där lärosätena har elektronisk tillgång till studieregistret genom direktåtkomst. Direktåtkomsten gör att lärosäten kan hantera antagningen på ett snabbt och rättssäkert sätt där handläggarna kan kontrollera vad studenter har för tidigare studier i högre utbildning. UKÄ bedömer att en myndighet inte kan tillåta en annan myndighet att få direktåtkomst till uppgifter i ett register givet att uppgifterna omfattas av sekretess som innebär att mottagaren vid en prövning enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen inte med säkerhet skulle ha rätt att ta del av uppgifterna. Det här betyder att lärosätena och andra involverade inte kommer att kunna använda gemensamma antagnings- och studieregister. Istället ska man tillhandahålla ett eget register. Värt att nämna är det att de nuvarande gemensamma antagnings- och studieregistren, som med UKÄ:s förslag skulle åka i papperskorgen, har kostat miljardbelopp för skattebetalarna. I en tid då vi borde sträva efter att minska byråkratin och göra systemen mer användarvänliga, väljer UKÄ en väg som komplicerar processerna ytterligare. Denna ökade arbetsbelastning kommer inte bara att belasta de anställda vid lärosätena, utan också indirekt påverka studenterna som kan förvänta sig långsammare besked, mindre rättssäker process och större strul när man söker sig till studier.
I uppdraget från regeringen har det även ingått att undersöka om enskilda utbildningsanordnare ska omfattas av förordningen. En enskild utbildningsanordnare är en organisation som har fått tillstånd av regeringen att bedriva högre utbildning enligt Lagen (1993:792) om tillstånd att utfärda vissa examina. Några exempel på sådana organisationer är Chalmers tekniska högskola, Handelshögskolan i Stockholm, Röda Korsets Högskola och Newmaninstitutet. Utredningen har föreslagit att enskilda utbildningsanordnare inte ska täckas av förordningen med anledning av att det inte finns rättslig grund för det. Jag kan respektera argumentet och den rådande lagstiftningen men tycker det är olyckligt. Resultatet blir i praktiken att de enskilda utbildningsanordna utesluts från möjligheten att använda antagningsregistret och studieregistret. Det är värt att påminna sig om att ett rätt stort antal studenter studerar vid enskilda utbildningsanordnare, nämligen uppåt 30 000. Ska de få sämre förutsättningar för studier jämfört med studenter på statliga lärosäten?
UKÄ lägger ju inte fram dessa förslag för skojs skull utan hänvisar till bestämmelser i våra dataskyddslagar. Det är såklart viktigt och jag är mån om studenternas integritet, men jag vill ändå i grunden ha en tro om att våra offentliga institutioner följer de lagar som vi har satt upp, oavsett vilka system vi använder. Om frågorna ska behöva ställas mot varandra, det vill säga omfattningen på administration kontra personlig integritet, vill jag personligen luta mig mot det tidigare. Vi studenter vill se mer resurser till högre utbildning och då det finns stora varningstecken som oroar med lägst lärarledd tid av alla studenter i Europa och fortsatta nedskärningar i undervisningen. Då vill vi studenter inte ha illa placerad administration och tilliten måste vara att de offentliga institutionerna hanterar våra personliga uppgifter enligt gällande lag och förordningar.
Det är uppenbart att resurserna är knappa i dagens samhällsekonomiska läge. Både från Finansdepartementet och Riksbankens korridorer kan det höras rop om besparingar och stävja inflation. Samtidigt gör intåg i Nato och allvarlig gängkriminalitet att resurser behöver läggas på stridsvagnar respektive rättsväsendet. I ett sådant läge är det rimligt att vi som samhälle värnar som sådana processer och system som har som ambition att vara kostnadseffektiva. Det rimmar även med regeringens politiska ambitioner. Utbildningsminister Mats Persson har tidigare under året uttryckt att lärosätena bör bevaka sina kostnader för administration och vidta åtgärder.
Antagning till högre utbildning är viktigt. För många studenter är det ett stort beslut. Det kan innebära att helt byta upplägg i vardagen, att byta stad och byta levnadssätt. Min erfarenhet från att ha talat med studentkårsföreträdare och själv varit på studentkår är att studenter är, på grund av att utbildningen i många fall är ens heltidssysselsättning, väldigt måna om att få snabba beslut.
Det är därför jag, tillsammans med flera av aktörer från högskolesektorn som fanns representerade i referensgruppen, har valt att reservera oss mot slutrapportens förslag och ställningstaganden som UKÄ kommer fram till när det gäller frågan om direktåtkomst samt frågan om eget studieregister för respektive lärosäte. Vi är alla övertygade om att sektorns gemensamma system möjliggör ett effektivt resursutnyttjande inom vilket är viktigt för service till studenterna och för att fortsatt kunna svara upp mot de krav som ställs på lärosätena. Vi behöver en modern och teknikneutral förordning som säkerställer en effektiv, transparent och rättssäker hantering av såväl sökande som studenter i ett samordnat förfarande.
Jag vädjar nu till regeringen att beakta sektorns invändningar mot förslaget och vad det kan få för konsekvenser. Låt oss också vända på frågan – Ska vi anpassa lagstiftningen till verkligheten eller ska verkligheten anpassas till lagstiftningen? När så pass mycket står på spel är det tidigare en väg att överväga.
I december har jag lyssnat en hel del på en känd svensk trubadur från 1960- och 70-talet som sjöng mycket visor och ballader. För att avsluta det här blogginlägget och liva upp ämnet studieadministration har jag i rubrikens anda skrivit ihop en egen ballad.
I studiernas land, där systemen är starka, Ladok och antagning, de lyser som markens bästa barka. Med ordning och reda, i varje studiesteg, ger de vägledning och stöd, på varje väg och väg. När studentbostäder kallas, där kontrollen är nyckeln, så ska varje hem vara rättvisans spegeln. Med studiekontroller, så noga och klart, säkras bostäder, för de studerandes fart. Men UKÄ:s förslag, i dess labyrint, skapar oro och frågor, i varje studentflint. Förslaget som svävar, bort från verklighetens grund, riskerar att skapa, mer byråkrati och mindre sund. Vi hoppas på vishet, i beslutets tunga stund, att bevara det som fungerar, i studievävens rund. För studenternas framtid, och deras ljusa bana, behövs beslut som stödjer, inte stjälper deras fana.