Policy för hantering av personuppgifter

Vill en vet vilka uppgifter vi har om personen, eller vill att vi uppdaterar eller raderar uppgifterna skickas en förfrågan till [email protected] Ärende av denna karaktär ska hanteras skyndsamt.

Hantering av uppgifter om personer inom SFS

För den som är engagerad inom SFS hanterar SFS uppgifter som är nödvändiga för uppdraget. Detta kan bland annat gälla personuppgifter och bankuppgifter. För den som är arvoderad eller av andra skäl erhåller en ekonomisk ersättning från SFS behöver SFS behandla bankuppgifter för bokföringen. Engagemang inom SFS tar olika former och kan avse den som innehar ett förtroendeuppdrag, kontaktperson för en medlemskår, är anställd eller deltar på ett medlemsmöte eller SFSFUM. SFS hanterar enbart de uppgifter som vederbörande själv studentkår delger SFS.

Vilka uppgifter SFS hanterar och varför

SFS samlar in de uppgifter som behövs utifrån individens roll och/eller uppdrag. För den som har ett förtroendeuppdrag behöver SFS kontakta personen och behöver därför hantera information om bland annat namn, telefonnummer och mailadress. I vissa situationer krävs även personnummer, detta kan gälla bokning av resa och logi.

Fysiska sammanträden

Vid fysiska sammanträden efterfrågas även information om allergier, kostpreferenser och tillgänglighetsbehov. Vid bokning av boende på SFS medlemsaktiviteter kan deltagare frågas om den önskar dela rum med man, kvinna eller annan.

Bilder

För den som för SFS talan, eller på annat sätt aktivt framträder SFS finns det även intresse att hantera bilder på den. Om detta inte är önskvärt behöver personen begära att så inte ska ske. Den rättsliga grunden är i dessa fall SFS och personens berättigade intresse, så kallad intresseavvägning. För den som deltar i en aktivitet men inte aktivt framträder, så kan SFS ibland be att få hantera bilder på personen. Den rättsliga grunden är då samtycke.

Vid anställning

För den som är anställd kan SFS behöva lagra ytterligare information som följer av anställningsavtalet. Den rättsliga grunden är i dessa fall rättslig skyldighet. För anställda finns en kompletterande policy som delges i samband med anställningstillfället.

Delning och lagring av uppgifter

Vanligtvis är information som har inkommit till SFS angående den specifika personen enbart tillgänglig för anställda och vid behov SFS styrelse. Informationen lagras på servrar som tillhör leverantörer eller underleverantörer av de IT-tjänster SFS använder. Namn och eventuell kårtillhörighet kan komma att delas i samband med att SFS informerar om de uppdrag eller aktiviteter personen deltar i. För den som är kontaktperson för en medlemskår kan SFS även i enstaka fall behöva lämna ut kontaktuppgifterna till myndigheter och departement. När det är berättigat utifrån personens aktiva roll i SFS, eller efter att personen har gett sitt samtycke, kan SFS dela bilder på en med andra när SFS kommunicerar eller informerar om SFS verksamhet.

När en anmäler sig till fysiska möten såsom medlemsmöten eller SFS fullmäktige kommer det tydligt framgå ifall SFS behöver dela uppgifterna med till exempel värdkår eller eventuella samarbetspartner. För den som utses till studentrepresentant kommer SFS att lämna över vissa uppgifter från ansökan till den myndighet, utredning eller organisation som uppdraget gäller. Vid bokning resor eller boende åt kan SFS behöva dela uppgifterna med exempelvis färdbolag eller hotell.

Uppgifter kommer att raderas i samband med att engagemang i SFS avslutas. SFS kan dock arkivera namn och eventuell kårtillhörighet samt bilder, exempelvis i möteshandlingar och i SFS informationskanaler. Det behövs för att SFS medlemskårer ska få insyn och kunna följa verksamheten. Innan SFS arkiverar uppgifterna görs alltid en extra bedömning utifrån de berättigade intressena eller det samtycke personen gett.

Övrig hantering

I den mån SFS hanterar personuppgifter kan de komma att lagras på servrar som tillhör SFS leverantörer eller underleverantörer av IT-tjänster. SFS upprättar alltid avtal med leverantörerna och kontrollerar att hanterar av uppgifter sker på ett säkert sätt.

När en kommunicerar med SFS hanteras de uppgifter som personen själv har lämnar. I regel raderar SFS all korrespondens inom två år. Vissa uppgifter kan dock komma att arkiveras, exempelvis vissa uppgifter som utgör underlag till rapporter och utredningar.

Vid arkivering anonymiseras så mycket information som möjligt. Den rättsliga grunden är då SFS och vederbörandes berättigade intresse (intresseavvägning).

När ett uppdrag SFS söks hanteras den sökandes information som har tillhandahållits samt eventuellt information från referenspersoner eller motsvarande. SFS raderar informationen i nära anslutning till att rekryteringen har avslutats. Dessa avser både rekrytering av tjänster och förtroendeuppdrag. Den rättsliga grunden är då SFS och vederbörandes berättigade intresse (intresseavvägning).

Vid anmälan till evenemang som SFS anordnar, kommer SFS att behandla de uppgifter som har tillhandahållits. SFS efterfrågar enbart de uppgifter som behövs för att underlätta deltagandet. Innan uppgifter lämnas till SFS ges information ifall SFS kommer dela uppgifterna med samarbetspartner eller andra deltagare. SFS och eventuella samarbetspartners raderar alltid uppgifterna i nära anslutning till att eventet har avslutats. Den rättsliga grunden är då SFS och vederbörandes berättigade intresse (intresseavvägning).

Eftersom SFS arbetar med nationellt studentinflytande behöver SFS ha kännedom och sprida information om det högskolepolitiska landskapet samt andra politiska områden som är relevanta för studenter som grupp. För den som är en aktiv röst inom något av de politiska områden där SFS verkar kan SFS därför hantera uppgifterna som en del av verksamheten. Vid aktivt deltagande i öppna diskussioner kan SFS dela namn, yrke och bilder på deltagaren som en del av SFS kommunikation. Hänsyn tas till ifall det är förenligt med vederbörandes vilja. SFS delar aldrig kontaktuppgifter eller övriga uppgifter med någon annan. Den rättsliga grunden är då primärt SFS och vederbörandes berättigade intresse (intresseavvägning). SFS kan däremot eventuellt komma att göra bedömningen att viss information om viktiga demokratiska processer kan ske med allmänintresset som rättslig grund.

För den som är anhörig till någon som deltar i SFS aktiviteter, så kan SFS komma att hantera dennes kontaktuppgifter. Syftet är att SFS ska kunna informera ifall kontaktpersonen om det händer personen någonting. Det ligger i både deltagarens och den anhöriges intresse att vid behov komma i kontakt med varandra. SFS inhämtar då uppgifterna från den person som en är anhörig till. SFS raderar uppgifterna så snart personen inte längre deltar i aktiviteten. Den rättsliga grunden är SFS och personens berättigade intresse (intresseavvägning) samt tredje parts berättigade intresse. SFS kan i särskilda undantagsfall komma att hantera personuppgifter enligt andra förfaranden. Detta sker dock ytterst restriktivt och SFS informerar de individer som berörs. Detta ska då ske med hänvisning till myndighetsuppdrag eller andra jämförbara skrivelser där SFS uttryckligen nämns, exempelvis för att bistå en myndighet som specifikt har i uppdrag att involvera SFS. Den rättsliga grunden för hanteringen är då allmänintresse.

Dataskyddsombud för SFS är Christian Bratt.